Dans cette section, vous apprendrez comment:

  1. Créer, gérer et supprimer des tâches
  2. Gérer des tâches grâce à la fonction glisser-déplacer (drag & drop)
  3. Utiliser les filtres pour optimiser la visualisation des tâches
  4. Comprendre les modes de visualisation des tâches
  5. Comprendre les notifications

1. Création, gestion et suppression des tâches

Pour créer une tâche, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton + AJOUTER TÂCHE dans le coin supérieur droit de la page.

Le formulaire de création de tâche apparaîtra.

Vous pourrez alors remplir le formulaire selon vos besoins, c'est à dire donner un titre à votre tâche, déterminer le type de tâche, lui donner une date d'échéance, l'attribuer à un de vos utilisateurs, ajouter d'autres participants, des commentaires et ainsi de suite.

Note: Vous pouvez joindre un document à votre tâche, ce qui pourrait par exemple servir à donner aux participants de l'information utile au sujet de la tâche en question. Pour plus d'information sur les documents, vous pouvez vous référer à la section «Gérer les documents» (à venir) de notre guide d'utilisateur.

Une fois la tâche remplie, cliquez sur le bouton SAUVEGARDER dans bas du formulaire pour la garder en mémoire dans la base de données.

Vous pouvez par la suite voir et gérer vos tâches dans l'onglet TÂCHES de la barre de menu latérale.

2. Gestion des tâches grâce à la fonction glisser-déplacer

Vous pouvez classifier vos tâches selon leur degré d'avancement: NON DÉBUTÉE, EN ATTENTE, DÉMARRÉE et TERMINÉE. Il est possible de changer le statu d'avancement des tâches en déplaçant les tâches de gauche à droite ou vice versa avec la fonction «glisser-déplacer» (Drag & Drop).

Finalement, pour supprimer une tâche, sélectionnez-la (en cliquant sur son nom) et cliquez sur le bouton SUPPRIMER dans le coin inférieur droit du formulaire de création/modification de tâche.

Note: Vous pouvez aussi créer, modifier (et supprimer) une tâche à partir des onglets CONTACTS ou COMPTES dans la barre de menu latérale de sorte à ce que la tâche soit liée à un contact ou a une entreprise en particulier.

3. Utilisation des filtres pour optimiser la visualisation des tâches

Il est possible de visualiser vos tâches efficacement en utilisant les filtres. En effet, dans la portion du haut de l'onglet TÂCHES, vous avez la possibilité d'appliquer une variété de filtres ayant pour effet de n'afficher que les tâches que vous voulez visualiser.

Vous pouvez d'ailleurs cliquer sur ... FILTRES SUPPLÉMENTAIRES afin d'afficher une série étendue de filtres.

Note: Par défaut les seules tâches que vous pouvez voir sont celles étant attribuées à vous-même pour le mois en cours. Vous devez donc, si vous souhaitez voir les tâches d'un autre utilisateur, changer le filtre ATTRIBUÉE À et si vous voulez voir les tâches plus loin dans l'avenir ou dans le passé, vous pouvez changer cela aussi en modifiant la période.

4. Les modes de visualisation des tâches

Si vous souhaitez obtenir une vision plus étendue de vos tâches, il est possible de visualiser les tâches sous forme de liste en cliquant sur le bouton carré avec trois lignes dans le menu des filtres.

Cela vous permet donc de voir une liste ressemblant à ceci:

5. Les notifications

Si vous souhaitez que l'utilisateur attitré à une tâche reçoive une notification par courriel un peu avant son échéance, vous devez cocher la case Alerte courriel dans le formulaire de création de tâche.

Vous pourrez alors choisi à quel moment la notification sera envoyée.

De plus, lorsque vous créez une tâche, une notification à propos de celle-ci est envoyée par courriel à l'utilisateur qui lui est attitré. Contrairement à l'alerte courriel, la notification est automatique et instantanée, mais elle n'est pas récurrente. C'est donc pourquoi l'alerte courriel peut être intéressante. Elle sert de rappel.

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