Dans cette section, vous apprendrez comment:

  1. Créer, gérer et supprimer des contacts
  2. Utiliser les champs par défaut
  3. Utiliser les champs personnalisés
  4. Utiliser les listes
  5. Intégrer les contacts dans d'autres fonctions de CentrixOne

1. Création, gestion et suppression des contacts

Pour créer un contact, rendez-vous dans l'onglet CONTACTS de la barre de menu latérale. Une fois dans la liste de contacts, cliquez sur le bouton + AJOUTER CONTACT étant situé dans le coin supérieur droit de la page.

Le formulaire de création de contact apparaîtra.

Entrez les informations du nouveau contact dans le formulaire.

Note: Vous n'avez pas l'obligation de remplir tous les champs, mais il tout de même conseillé d'entrer le plus d'information possible. Cela sera utile pour filtrer vos contacts ou encore pour envoyer des courriels de masse.

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur le bouton SAUVEGARDER dans le coin inférieur gauche pour enregistrer le contact dans la base de données.

Vous verrez ensuite apparaître la fiche de contact que vous venez de créer.

Note: La fiche de contact présentée ici ne correspond qu'à une fraction de toute l'information pouvant être liée à un contact. Nous couvrirons cette partie dans l'article «Optimiser la gestion des contacts» (à venir).

Vous pouvez modifier les informations d'un contact à tout moment en vous rendant dans l'ongle CONTACTS de la barre de menu latérale, en sélectionnant le contact que vous souhaitez modifier dans la liste et en cliquant sur MODIFIER.

De la même manière, si vous souhaitez supprimer un contact, cliquez sur le bouton SUPPRIMER à droite du bouton MODIFIER.

2. Utilisation des champs par défaut

Dans les fiches de contacts, vous remarquerez que beaucoup d'information peut être trouvée. En effet, outre les informations de base telles que le nom, la société, le numéro de téléphone, l'adresse de courriels, etc, il est possible d'afficher une panoplie d'information utile à votre entreprise.

Les informations entrées dans les champs par défauts peuvent être trouvées sous la section CONTACT de la fiche d'un contact.

3. Utilisation des champs personnalisés

CentrixOne vous permet aussi d'utiliser des champs personnalisés. Il est probable que votre entreprise ait des besoins qui lui sont spécifiques et pour lesquels les champs par défaut ne suffisent pas. C'est donc pour cette raison que nous avons donné la possibilité aux administrateurs de comptes de créer des champs personnalisés. Ceux-ci peuvent être trouvés dans l'onglet PROFILAGE.

Ici nous avons décidé d'utiliser les champs personnalisés Type d'entreprise, Secteur d'activité et Numéro identification interne à des fins de démonstration. Ces champs sont déterminés par les besoin de votre entreprise et le nombre pouvant être ajouté est illimité.

Note: Les champs personnalisés sont les mêmes d'une fiche de contact à une autre. Vous ne pouvez donc pas créer des champs différents d'un contact à un autre.

4. Utilisation des listes

Dans CentrixOne, les contacts sont sauvegardés dans des listes. Les listes peuvent servir à séparer différentes catégories de contacts (Par exemple: clients, partenaires d'affaires, etc.) afin d'optimiser la recherche de contacts.

Pour accéder aux listes, cliquez sur l'onglet LISTES de la barre de menu latérale.

Vous verrez alors apparaître le menu des listes.

À partir de ce menu, vous pourrez cocher ou décocher les listes en fonction de celles que vous désirez afficher.

Note: Par défaut, la seule liste existante s'appelle «Master DB» (pour Master Database, soit Base de donnée maîtresse en Anglais) et il est possible que l'administrateur du compte change ou non ce nom. De plus, la création, la gestion et la suppression de listes ne peut être gérée que par un administrateur ou un utilisateur ayant reçu la permission d'un administrateur du compte. Un administrateur peut aussi permettre ou non l'accès aux différentes listes.

5. Intégration des contacts dans d'autres fonctions de CentrixOne

Il est possible d'utiliser d'autres fonction à partir de l'onglet CONTACTS ou encore d'utiliser vos listes de contacts dans d'autres fonctions de CentrixOne.

Vous pouvez créer une tâche pour un utilisateur et la lier à un contact grâce au widget TÂCHES se trouvant à droite de la fiche d'un contact.

Vous pouvez créer, gérer et voir les opportunités liées à un contact grâce au widget OPPORTUNITÉS.

Vous pouvez lier des document à un contact et les visualiser grâce au widget DOCUMENTS.

Finalement, vous pouvez gérer les activités liées à un contact grâce au widget ACTIVITÉS.

Nous explorerons le widget ACTIVITÉS plus en détails dans l'article «Optimiser la gestion des contacts» (à venir).

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