Ce que nous apprendrons dans cette section :

  1. Accéder aux documents et gérer les dossiers.
  2. Importer des documents.
  3. Utiliser les documents dans une fiche de contact ou une tâche
  4. Utiliser les documents dans vos courriels.

1. Accéder aux documents et gérer les dossiers

Pour accéder au module de documents, cliquez sur DOCUMENTS dans la barre de menu latérale. Vous verrez ensuite que la page est divisée en deux sections.

  1. Sur le côté gauche se trouve la liste des dossiers. C'est avec ceux-ci que vous pouvez classifier vos documents dans différentes sections afin de mieux les retrouver.
  2. Sur le côté droit se trouvent les documents que vous avez importés. Ceux-ci sont visibles sous forme d'aperçus (lorsque c'est possible).

Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur + en haut de la section de gauche.

Faites attention. Lorsque vous créez un nouveau dossier, celui-ci ira se placer en dessous du dossier qui est sélectionné à ce moment. Cela veut donc dire que si vous avez sélectionné un dossier au préalable, le nouveau dossier sera en fait un sous-dossier de ce dernier.

Vous pouvez supprimer un dossier simplement en cliquant sur l'icône de poubelle juste à côté de l'icône + présentée précédemment. Lorsque vous supprimez un dossier, tous les documents qu'il contient seront supprimés avec celui-ci.

2. Importer des documents

Pour importer un document, cliquez sur + AJOUTER DOCUMENT dans le coin supérieur droit de la page. Vous verrez alors une fenêtre contextuelle apparaître. Celle-ci vous proposera de glisser-déplacer un document à partir de votre ordinateur (soit le bureau, un dossier quelconque, etc.) directement dans CentrixOne.

Autrement, vous pouvez toujours cliquer sur CHOISIR LE DOCUMENT et aller le chercher à partir du navigateur de dossiers de votre ordinateur. 

3. Utiliser les documents dans une fiche de contact ou une tâche

La voûte à documents située dans le module DOCUMENTS contient tous les documents que vous souhaitez partager avec tous les utilisateurs. Ces documents peuvent être visionnés, téléchargés et utilisés dans des courriels à tout moment. Cependant, il est aussi possible de lier des documents à des contacts ou tâches.

À partir d'une fiche de contact, vous pouvez ajouter et visionner des documents. Ces documents ne seront pas visibles dans la voûte. Ils ne seront accessibles qu'à partir de la fiche du contact. 

Vous pouvez aussi lier des documents à vos tâches.

4. Utiliser les documents dans vos courriels

Lorsque vous intégrez des documents (généralement des images) dans le module de COURRIELS, les images que vous utilisez peuvent provenir d'une adresse URL, d'un «cloud», d'une banque d'images gratuites et elles peuvent aussi provenir de votre voûte à documents.

Pour en savoir plus sur la création d'un courriel, visitez la section «Utiliser l'éditeur de courriels» de notre guide d'utilisateur.

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