Dans cette section, vous apprendrez comment:

  1. Préparer votre liste de contacts dans Microsoft Excel
  2. Importer votre liste de contacts dans CentrixOne
  3. Ajuster les champs par défaut et les champs personnalisés

Nous savons à quel point vos contacts déjà existants sont importants pour votre entreprise. C'est donc pourquoi, avec CentrixOne, il est possible d'importer une liste de contacts externe et de personnaliser les différents champs qui seront liés à cette liste. Vous pouvez lier une liste en gardant simplement les informations de base telles que le nom, le numéro de téléphone, l'adresse de courriels, etc. Cependant, il est aussi possible de garder les informations spécifiques à votre entreprise en créant au préalable des champs personnalisés dans CentrixOne.

1. Préparation de votre liste de contacts avec Microsoft Excel

Pour pouvoir importer une liste de contacts déjà existante dans CentrixOne, il vous faudra tout d'abord vous assurer qu'elle est d'un format compatible, c'est-à-dire sous la forme d'un ficher Microsoft Excel (.xls). Il est possible que vous ayez déjà une liste dans un autre format. Dans-ce cas ci vous devrez la convertir.

Note: La plupart des systèmes de gestion de contacts (Outlook, Gmail, iCal, etc.) offrent la possibilité de télécharger une liste de contacts en format .csv pouvant être lue par Microsoft Excel et par la suite sauvegardée en format Excel (.xls).

Guide pour Outlook
Guide pour Gmail

Une fois que votre liste de contacts est dans le bon format (.xls), vous pourrez commencer à la préparer pour l'importation.

Tout d'abord, vous devez vous assurer que la première ligne soit réservée aux titres de colonnes (ou titres de catégories).

Cela est nécessaire pour que l'information dans la liste soit reconnue automatiquemen par CentrixOne. On peut voir dans cette image que plusieurs champs de base sont présents (prénom, nom, téléphone, etc.), mais qu'il y a aussi des champs personnalisé (numéro de compte, secteur d'activité et type d'entreprise). Ceux-ci pourront être reconnus par CentrixOne, mais, tel que mentionné plus haut, il faudra d'abord les configurer.

Note: Soyez cohérents dans la manière dont vous entrez vos données. C'est-à-dire que si pour le contact «Robby Krieger» nous entrons le secteur d'activité «Développement web» et que pour le contact suivant, soit «John Densmore» nous entrons plutôt «Développeur web», les deux seront enregistrés par CentrixOne, mais seront considérés comme ayant des valeurs différentes. Restez aussi le plus constants avec la syntaxe utilisée pour entrer les données contenant des nombres. Évitez d'avoir à la fois des formats comme 123-456-7890 et (321) 654-0987 dans la même liste. Gardez toujours votre liste aussi uniforme que possible.

Une que fois la liste est remplie et uniformisée et que vous avez vérifié vos champs personnalisés, vous serez prêts pour l'importation dans CentrixOne.

2. Importation de votre liste de contacts dans CentrixOne

Pour importer votre liste de contacts dans CentrixOne, cliquez sur l'onglet PARAMÈTRES dans la barre de menu latérale et sélectionnez Importation de données.

Ensuite, cliquez sur le bouton Sélectionner le ficher.

Sélectionnez le ficher Excel que vous souhaitez importer et cliquez sur CHARGER.

Une fois cela fait, vous pourrez décider si vous souhaitez importer ces nouveaux contacts dans une liste de contacts déjà existantes ou dans une nouvelle liste.

Par défaut il n'y aura qu'une seule liste dans votre compte CentrixOne au moment de sa création et celle-ci sera nommée «Master DB» (Master Database). Vous pouvez envoyer vos contacts dans celle-ci ou créer une nouvelle liste.

Ensuite, une fois votre liste sélectionnée ou créée, vous pourrez passer à la prochaine étape en cliquant sur PROCHAINE ÉTAPE.

3. Ajustement des champs par défaut et des champs personnalisés

À partir de ce point, il ne vous reste qu'une seule et dernière, mais non moins importante étape, c'est-à-dire de lier les champs de votre liste à ceux de CentrixOne.

Pour ce faire, choisissez le titre de colonne correspondant à chacun des champs demandés par CentrixOne.

Note: Vous avez peut-être remarqué que certains champs sont déjà reconnus, mais certains ne le sont pas. Cela est normal et ça risque de vous arrivez. En effet, CentrixOne est une plateforme intelligente, mais il est possible que pour des raisons de formatage ou de syntaxe elle ne puisse pas reconnaître certains de vos champs. Vous n'avez donc qu'à lui donner un petit coup de pouce en sélectionnant certains champs manuellement.

De plus, il y a deux sections importantes à retenir. La Section contacts et la Section Comptes. Les informations dans les deux sections varient; la section contacts étant réservée aux informations liées à une personne alors que la section comptes l'est pour ce qui à trait à l'entreprise à laquelle cette personne sera liée.

Une fois les champs bien configurés, cliquez sur le bouton IMPORTER DONNÉES et attendez que l'importation se fasse. 

Note: Le processus peut être instantané ou prendre un certain temps dépendamment du nombre de contacts que vous avez. En général cependant, le processus est très rapide et même pour les utilisateurs ayant des dizaines de milliers de contacts, ça ne prend en moyenne que quelques minutes.

Une fois tout cela fait, vous devriez normalement avoir accès à tous vos contacts dans l'onglet CONTACTS de la barre de menu latérale et les champs devraient être remplis adéquatement et ce, incluant les champs personnalisés.

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